1. Kakšno pravno varstvo ima delavec, ki je deležen žalitev s strani delodajalca?

2. Odgovorna oseba delodajalca sprašuje, katere podatke vse mora voditi o delavcih in kako naj uredi personalno (osebno) mapo posameznega delavca. Koliko časa mora hraniti dokumente in podatke v zvezi z delovnim razmerjem delavca? Ali mora delavec delodajalca obveščati o morebitnih spremembah osebnih podatkov?

Kakšno pravno varstvo ima delavec, ki je deležen žalitev s strani delodajalca?

Junij 2004

Najprej pojasnjujemo, da opravlja Inšpektorat RS za delo inšpekcijsko nadzorstvo nad izvajanjem zakonov, drugih predpisov, kolektivnih pogodb in splošnih aktov, ki urejajo delovna razmerja, zaposlovanje delavcev doma in v tujini, sodelovanje delavcev pri upravljanju, stavke ter varnost delavcev pri delu, če s predpisi ni drugače določeno. Inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določb delovnopravne zakonodaje je določen v Zakonu o delovnih razmerjih (v nad. ZDR, Uradni list RS, št. 42/2002). Že iz 4. člena ZDR izhaja definicija delovnega razmerja, in sicer da je to ťrazmerje med delavcem in delodajalcem, v katerem se delavec prostovoljno vključi v organiziran delovni proces delodajalca in v njem za plačilo, osebno in nepretrgano opravlja delo po navodilih in pod nadzorom delodajalca.Ť Delavec v okviru delovnega razmerja opravlja naloge, ki so določene v okviru delovnega mesta, opisane v splošnem aktu o sistemizaciji delovnih mest, ki ga sprejme delodajalec, morajo pa biti določene tudi v pogodbi o zaposlitvi, ki jo skleneta delavec in delodajalec. Že sam ZDR določa, da imata tako delavec kot delodajalec v okviru delovnega razmerja določene pravice in obveznosti.

Novost v ZDR je zlasti ta, da nekoliko natančneje poudarja obveznosti delavca do delodajalca, med katere šteje zlasti:

vestno opravljanje dela, upoštevaje organizacijo dela in poslovanja pri delodajalcu,

upoštevanje delodajalčevih zahtev in navodil v zvezi z izpolnjevanjem pogodbenih in drugih obveznosti iz delovnega razmerja,

obveščanje delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo oziroma bi lahko vplivale na izpolnjevanje njegovih pogodbenih obveznosti,

prepoved škodljivega ravnanja, ki glede na naravo dela, ki ga opravlja pri delodajalcu, materialno ali moralno škodujejo ali bi lahko škodovala poslovnim interesom delodajalca,

obveznost varovanja poslovne skrivnosti, in

prepoved konkurence.

Poleg navedenega pa ima tudi delodajalec določene obveznosti do delavca, in sicer:

obveznost zagotavljanja dela,

obveznost plačila,

zagotavljanje varnih delovnih razmer in

obveznost varovanja delavčeve osebnosti (kamor sodi varovanje in spoštovanje delavčeve osebnosti ter upoštevanje in varstvo delavčeve zasebnosti)

V zvezi z določbo 44. člena ZDR, po kateri mora delodajalec varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost, navajamo, da v kolikor delodajalec te določbe ne upošteva, inšpektorji za delo nimajo pooblastil za postopanje in ukrepanje. Postopajo in eventualno ukrepajo lahko le v primeru, da ugotovijo kršitve 45. člena ZDR, ki govori o varovanju dostojanstva delavca pri delu. V skladu s tem 45. členom ZDR je delodajalec dolžan zagotavljati takšno delovno okolje, v katerem noben delavec ne bo izpostavljen neželenemu ravnanju spolne narave, ki vključuje neželeno fizično, verbalno ali neverbalno ravnanje ali drugemu na spolu temelječem vedenju, ki ustvarja zastrašujoče, sovražne ali ponižujoče delovne odnose in okolje ter žali dostojanstvo moških in žensk pri delu, s strani delodajalca, predpostavljenih ali sodelavcev. V primeru, da bi inšpektor za delo ugotovil kršitev 45. člena ZDR, bi lahko zoper delodajalca ukrepal z najstrožjo kaznijo, ki jo predvideva ZDR, in sicer s podajo predloga sodniku za prekrške. V primeru kršitve te določbe se lahko pravna oseba kaznuje z denarno kaznijo najmanj 1,000.000 tolarjev, odgovorna oseba pa z denarno kaznijo najmanj 80.000 tolarjev. V kolikor pa bi delavec želel odpravo kršitve brez posredovanja inšpektorja za delo, lahko sproži pri delodajalcu postopek odprave kršitve skladno z 204. členom ZDR.

Iz 204. člena ZDR izhaja, da če delavec meni, da delodajalec ne izpolnjuje obveznosti iz delovnega razmerja ali krši katero od njegovih pravic iz delovnega razmerja, ima pravico pisno zahtevati (kadarkoli), da delodajalec kršitev odpravi oziroma da svoje obveznosti izpolni. Če delodajalec v nadaljnjem roku osmih delovnih dni po vročeni pisni zahtevi delavca ne izpolni svoje obveznosti iz delovnega razmerja oziroma ne odpravi kršitve, lahko delavec v roku 30 dni od poteka roka za izpolnitev obveznosti oziroma odpravo kršitev s strani delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem.

ZDR predvideva za tovrstne kršitve tudi institut izredne odpovedi delavca. V 112. členu ZDR, kjer so navedeni razlogi za izredno odpoved delavca je navedeno, da lahko delavec v osmih dneh po tem, ko predhodno pisno opomni delodajalca na izpolnitev obveznosti in o kršitvah pisno obvesti inšpektorja za delo, izredno odpove pogodbo o zaposlitvi. Eden izmed razlogov je tudi ta, da ga je delodajalec žalil ali se nasilno vedel do njega ali če kljub njegovim opozorilom ni preprečil takega ravnanja s strani drugih delavcev, ter da mu delodajalec ni zagotovil varstva pred spolnim nadlegovanjem v skladu s 45. členom tega zakona. Delavec je v primeru odpovedi zaradi ravnanj iz prej navedenih alinej upravičen do odpravnine, določene za primer redne odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz poslovnih razlogov, in do odškodnine najmanj v višini izgubljenega plačila za čas odpovednega roka. Prav tako je delavec v primeru izredne odpovedi upravičen tudi do denarnega nadomestila na Zavodu RS za zaposlovanje (242. člen ZDR) - v kolikor ima po drugih zakonih pravico iz zavarovanja za primer brezposelnosti. Izredna odpoved je časovno omejena, zato jo mora delavec podati najkasneje v 15 dneh od seznanitve z razlogi, ki utemeljujejo izredno odpoved, in najkasneje v šestih mesecih od nastanka razloga. Kratek rok izhaja iz narave izredne odpovedi, saj se predvideva, da so razmere tako nevzdržne, da želi stranka (delavec) takoj oz. v čim krajšem času prenehati z delom.

Odgovorna oseba delodajalca sprašuje, katere podatke vse mora voditi o delavcih in kako naj uredi personalno (osebno) mapo posameznega delavca. Koliko časa mora hraniti dokumente in podatke v zvezi z delovnim razmerjem delavca? Ali mora delavec delodajalca obveščati o morebitnih spremembah osebnih podatkov?

November 2006

Uvodoma ugotavljamo, da urejanja personalne mape delavcev zakoni s področja delovnih razmerij ne urejajo eksplicitno. Delodajalec sicer za posameznega delavca mora voditi določene podatke, ki so pomembni za izpolnjevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, vendar pa mora pri tem upoštevati naslednja pravila v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002 s sprem., v nadaljevanju: ZDR):

-          osebni podatki delavcev (in kandidatov) se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem;

-          osebne podatke delavcev (in kandidatov) lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti;

-          osebni podatki delavcev (in kandidatov), za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj izbrisati in prenehati uporabljati;

-          delodajalec sme od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela;

-          delodajalec pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidatov zahtevati podatkov o družinskem oz. zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oz. drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem;

-          delodajalec ne sme pogojevati sklenitve pogodbe o zaposlitvi s pridobitvijo v prejšnji alinei navedenih podatkov ali z dodatnimi pogoji v zvezi s prepovedjo nosečnosti ali odlogom materinstva ali z vnaprejšnjim podpisom odpovedi pogodbe o zaposlitvi s strani delavca.

Skratka, delodajalec mora za posameznega delavca voditi določene podatke in razpolagati z določenimi dokazili, ki so v neposredni zvezi z delovnim razmerjem, ne sme pa jih voditi v nasprotju z zakonom in dlje časa, kot je to potrebno.

Kandidat pa je dolžan pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njemu znanih drugih okoliščinah, ki ga kakorkoli onemogočajo ali bistveno omejujejo pri izvrševanju obveznosti iz pogodbe ali ki lahko ogrožajo življenje ali zdravje oseb, s katerimi pri izvrševanju svojih obveznosti prihaja v stik (27. člen ZDR). Pomembna je tudi določba drugega odstavka 28. člena ZDR, da je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela. 

Pri ureditvi personalne mape delavca pa mora delodajalec vsekakor upoštevati tudi Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju: ZEPDSV), ki natančno določa, katere evidence mora o delavcih voditi vsak delodajalec, in katere podatke morajo te evidence vsebovati. V skladu z 12. členom tega zakona morajo delodajalci voditi naslednje evidence:

-          evidenco o zaposlenih delavcih,

-          evidenco o stroških dela,

-          evidenco o izrabi delovnega časa in

-          evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

V evidenco o zaposlenih delavcih npr. se tako za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo (glej 13. člen ZEPDSV):

a) podatki o delavcu:

            - osebno ime,

            - datum rojstva, če oseba nima EMŠO,

            - kraj rojstva,

            - država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,

            - enotna matična številka občana,

            - davčna številka,

            - državljanstvo,

            - naslov stalnega prebivališča,

            - naslov začasnega prebivališča,

            - izobrazba,

            - ali je delavec invalid,

            - kategorija invalidnosti,

            - ali je delavec delno upokojen,

            - ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,

            - ime in naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo;

b) podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):

            - vrsta delovnega dovoljenja,

            - datum izdaje delovnega dovoljenja,

            - datum izteka delovnega dovoljenja,

            - številka delovnega dovoljenja,

            - organ, ki je izdal delovno dovoljenje;

c) podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:

            - datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi,

            - datum nastopa dela,

            - vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi,

            - razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas,

            - poklic, ki ga opravlja delavec,

- strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,

- naziv delovnega mesta oz. podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,

            - število ur tedenskega rednega delovnega časa,

            - razporeditev delovnega časa,

            - kraj, kjer delavec opravlja delo,

            - ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo;

č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:

            - datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi,

            - način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.

Smiselno bi torej bilo, da vsebuje personalna mapa za vsakega delavca dokazila o zgoraj navedenih podatkih in ostala dokazila, ki so potrebna za vodenje drugih evidenc s področja dela – tako evidenc o stroških dela in o izrabi delovnega časa – kot tudi evidenc o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Evidenca o zaposlenih delavcih se za posameznega delavca v skladu s 14. členom ZEPDSV začne voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Smiselno bi torej bilo, da se vodenje evidenc časovno ujema z vodenjem personalne mape delavca.

Pomembno je tudi, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Delavec pa mora delodajalcu prijaviti spremembe osebnih podatkov iz točke a) 13. člena ZEPDSV v osmih dneh po nastanku spremembe.