Delodajalca zanima, kako naj pravilno vodi evidenco odsotnosti in prisotnosti delavcev na delu. 

Avgust 2006

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju: ZEPDSV) določa, da se na področju dela in socialne varnosti vodi tudi evidenca o izrabi delovnega časa, To evidenco pa v skladu s 7. in 12. členom omenjenega zakona vodijo delodajalci.

Glede na 18. člen ZEPDSV mora delodajalec dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oz. na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa. 

Iz navedenega izhaja, da delodajalec beleži le tiste ure, ki jih delavec opravi na podlagi pogodbe o zaposlitvi, oz. ure, ki bi jih glede na ureditev delovnega časa pri delodajalcu moral opraviti, pa jih zaradi takšnih in drugačnih razlogov ni mogel (neopravljene ure, za katere je oz. ni prejel nadomestila plače). Če določen dan (npr. nedelja) glede na razpored delovnega časa pri delodajalcu ni določen kot delovni dan za posameznega delavca, se mu tega dne ne more evidentirati odsotnost z dela, saj ni bil dolžan opravljati dela na ta dan.

V skladu z 19. členom ZEPDSV se evidenca o izrabi delovnega časa začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.

Kot izhaja iz kazenskih določb navedenega zakona, se z globo od 300.000 do 1,000.000 tolarjev kaznuje za prekršek pravna oseba ali samostojni podjetnik posameznik, ki ne vodi, ne hrani ali ne posodablja evidenc oz. ki ne predloži podatkov iz evidenc pristojnemu organu v skladu z določbami tega zakona.

Delodajalec mora v evidenco o izrabi delovnega časa pravilno in sproti vnašati podatke – nenazadnje že zaradi tega, da lahko delavcu razporeja delovni čas oz. odreja nadurno delo v skladu z zakonom, saj mora vsem delavcem zagotoviti tudi pravico do odmora in počitkov (počitek med zaporednima delovnima dnevoma in tedenski počitek). Tudi zaradi tega je v Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002 s sprem., v nadaljevanju: ZDR) predvideno, da mora pred začetkom koledarskega oz. poslovnega leta delodajalec določiti letni razpored delovnega časa in o tem obvestiti delavce in sindikate.

Pravilno evidentiranje prisotnosti oz. odsotnosti delavcev z dela je pomembno tudi zaradi določanja trajanja letnega dopusta delavcev. Kot dan letnega dopusta se namreč v skladu s četrtim odstavkom 160. člena ZDR šteje vsak delovni dan, ki je po razporeditvi delovnega časa pri delodajalcu za posameznega delavca določen kot delovni dan.